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Conditions de vente DYNASLUX (référence : 08112018)

Préambule

Les relations entre la société DYNAS LUX et ses clients sont régies par les Conditions Générales et les Conditions Particulières définies dans la « demande d’enquête spécifique ».


Article 1 - Opposabilité

Les présentes Conditions Générales sont systématiquement adressées ou remises à chaque demandeur afin de l’informer de nos prestations de services. Ces mêmes Conditions Générales sont systématiquement et préalablement acceptées en ligne sur les réseaux numériques et notamment Internet par voie de double clicks ou par renvoi sur un bon de commande ou document équivalent sur support papier signé, par tout client avant commande d’une prestation de services à DYNAS LUX. Aucune condition particulière ne peut, sauf acceptation formelle et écrite de DYNAS LUX, prévaloir contre les présentes Conditions Générales en cas de contradiction. Toute condition différente des présentes conditions générales dont se prévaudrait le demandeur sera donc, à défaut d’acceptation expresse et préalable par DYNAS LUX, inopposable à cette dernière, quel que soit le moment où elle aura pu être portée à sa connaissance. Ces Conditions générales sont consultables en ligne sur notre site internet http://www.dynaslux.lu/cgv/


Article 2 – Territorialité (délais et tarifs)

Les tarifs et délais de réalisation des dossiers (ci-après « Dossier(s) ») concernent exclusivement des Dossiers intéressant des personnes physiques ou morales situées sur le territoire Luxembourgeois. Tout Dossier devant être poursuivie à l’étranger fera systématiquement l’objet d’une tarification différente et relève de conditions particulières déterminées au cas par cas.


Article 3 - Obligations de DYNAS LUX

Il est entendu que pour toutes les obligations visées aux présentes Conditions Générales, DYNAS LUX n’est tenue envers le client, qui le reconnaît, que d’une obligation de moyens. DYNAS LUX s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la mission. Cependant, DYNAS LUX n’est pas tenue d’apporter des informations exhaustives. Si les recherches menées conduisent à fournir au client des informations dont il avait partiellement ou totalement déjà connaissance, le client n’en reste pas moins redevable à l’égard de DYNAS LUX de la prestation effectuée.


Article 4 - Commandes de prestations

4.1. Le client, au fur et à mesure de ses besoins, adressera à DYNAS LUX par courrier, mail et Internet sécurisé, sa demande  en utilisant principalement un exemplaire des “formulaires de demande de renseignements” qui lui a été remis, dûment rempli en caractère d’imprimerie, précisant, outre les prestations commandées, l’identité des personnes physiques ou morales, leurs adresses, date de naissance ou numéro de RCS... (Cette liste n’est pas exhaustive), correctement orthographiés. Il est expressément rappelé et connu du client, qu’il s’engage à ne pas transférer à DYNAS LUX dans ce cadre, de données à caractère personnel dont la collecte est non-conforme aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement (UE)2016/679 du 27 avril 2016 – ci-après RGPD), notamment aux articles 9 et 10 du RGPD, entre autres et, sans que la liste soit exhaustive les origines raciales ou ethniques d’une personne physique, des données de santé la concernant, des données injurieuses ou diffamantes. S’agissant de données injurieuses et / ou diffamantes notamment, le client est informé que le système d’information de DYNAS LUX contient un filtre logiciel automatisé qui comporte une liste de mots exclus du système d’information de DYNAS LUX majoritairement constitués d’injures, de termes interdits, de données interdites à la collecte, étant entendu des parties qu’un tel filtre automatisé ne saurait aucunement être considéré comme sans faille et ne dispense nullement le client d’informer et de former son personnel en contact avec le système d’information de DYNAS LUX afin de se conformer aux présentes conditions générales et à la Loi.
4.2. Pour toutes demandes  sur un couple marié vivant sous le même toit, il est expressément convenu que DYNAS LUX facturera deux fois ses prestations (exemple : Monsieur et Madame) systématiquement recherché sur chaque individu et facturé individuellement.
4.3. Dans le cas de recherches d’un assuré, il est expressément convenu que l’état civil et l’adresse de référence fournie par le client à DYNAS LUX doit être exacte. Dans l’hypothèse inverse, la recherche de plein droit de l’état civil et de la nouvelle adresse sera automatiquement réalisée et facturée en sus, sans pour autant remettre en cause l’obligation de moyens et non de résultat de DYNAS LUX.
4.4. En ce qui concerne la prestation “Bénéficiaire », « ayant droits » ou « Notaire », les prix s’entendent  pour la détermination des coordonnées postales et/ou téléphoniques de ces personnes d’après les fournis par  le client.
4.5. De manière générale, le client déclare que toutes informations et données qu’il remet à DYNAS LUX pour la bonne exécution de ces recherches ont été collectées et traitées de manière régulière au regard, notamment, du RGPD précitée.


Article 5 - Prix - Modalités de facturation et de règlement – Complément d'information

5.1. Prix : les prix des prestations sont déterminés par les barèmes en vigueur au jour de la passation de la commande, lesdits barèmes étant à la disposition des clients. Les cas particuliers feront l’objet d’un devis Le montant des prestations fournies par DYNAS LUX est susceptible d’être majoré en fonction des difficultés des recherches et notamment si la personne réside à l’étranger.
5.2. Facturation : En général, des provisions sont demandées. L’exécution des prestations est soumise à leur paiement. Les factures définitives sont émises après réalisation des Dossiers. Ces factures comporteront toutes les mentions prévues par le droit Luxembourgeois. Sauf instruction écrite contraire, toute facture est émise au nom de celui qui en fait la demande. Lorsque les prestations sont demandées par un mandataire du client, ce mandataire reste, dans tous les cas, redevable du paiement des factures émises.
5.3. Règlement : les factures sont payables à réception. En cas de retard de paiement, DYNAS LUX pourra suspendre toutes les prestations en cours qui pourraient être relatives à d’autres commandes, sans préjudice de toute autre voie d’action. En cas de paiement tardif, les sommes dues feront courir des intérêts moratoires pour un montant au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majorée de 10 (dix) points de pourcentage. Le taux qui en résulte ne peut être supérieur au seuil de l’usure déterminé annuellement par la Banque de France. Ces pénalités sont imputables sur simple demande du prestataire. En cas de défaut de paiement, 48 heures après une mise en demeure restée infructueuse, les relations contractuelles seront résiliées de plein droit si bon semble au prestataire qui pourra demander, en référé, le paiement des sommes dues, sans préjudice de tous autres dommages et intérêts. Le demandeur de prestations devra rembourser tous les frais occasionnés par le recouvrement contentieux des sommes dues, y compris les honoraires d’officiers ministériels.
5.4. Majoration /Minoration du prix des prestations
Recherches infructueuses : en cas de recherches infructueuses, le prix sera minoré de 50% de laprix de la prestation commandée
Informations parcellaires : les dossiers contenant des informations parcellaires ou ne correspondant pas aux informations définies à l’article 4.3, seront majorés de 50% du prix initial.
Urgence : lorsque la demande est spécifiée “urgent”, l’Enquête sera livrée en “URGENTE” (généralement 5 à 10 jours ouvrés sauf exception) et son coût HT sera majoré de 50 %, sauf cas particulier.
5.5. Dans le cadre des Dossiers, confiées par le client à DYNAS LUX il est expressément convenu que, compte tenu de la nature des prestations, le client est en droit de solliciter des compléments d’information suite à la remise d’un premier rapport d’Enquête par DYNAS LUX. Ces compléments d’information pourront être demandés par le client, durant les trois (3) mois suivants le mois en cours de remise du rapport.
Ainsi, et à titre d’exemple, pour un rapport remis en Juin 2018, le client pourra interroger DYNAS LUX jusqu’au 31 août 2018 au titre de cette demande, DYNAS LUX conservant dès lors les données concernées jusqu’à ladite échéance dans le but de répondre aux demandes de complément d’information du client. Au-delà de la période concernée, le client est informé que DYNAS LUX met en place une politique d’archivage sécurisée avec un accès limités aux dits archives par ses personnels (article 5.6).
5.6. Le rapport est remis au client par la mise à disposition de celui-ci dans un espace attribué au client sur l’extranet DYNAS LUX (ci-après « l’Extranet »). Le rapport pourra être téléchargé par le client pendant une période de six mois, à compter de la date de sa mise à disposition sur l’Extranet.
Passé ce délai, le rapport sera supprimé de l’espace client. En tout état de cause, à l’issue d’une période de six mois à compter de la date de sa mise à disposition, le rapport fera l’objet d’un archivage intermédiaire (ci-après « Archivage intermédiaire »). Lors de l’Archivage intermédiaire, le rapport d’Enquête sera transféré vers un espace dédié accessible uniquement par le personnel habilité de la Société DYNAS LUX. La durée de l’Archivage intermédiaire est de six mois calendaire au terme du trimestre civil en cours. Il est précisé que le client ne pourra accéder au rapport durant la période de l’Archivage intermédiaire. Cependant, dans des circonstances exceptionnelles dont l’appréciation discrétionnaire est laissée à la Société DYNAS LUX, cette dernière pourrait communiquer une copie du rapport au client par le moyen qu’elle juge adéquate. A l’issue de la période de l’Archivage intermédiaire, le rapport d’Enquête sera définitivement supprimé. Dès lors, ce rapport ne sera plus accessible puisqu’il n’existera plus. Il est expressément convenu qu’à l’issue de la période de l’Archivage intermédiaire, aucune réclamation de quelque nature que ce soit ne sera acceptée au titre dudit rapport.


Article 6 – Accès - Discrétion – Confidentialité – Données personnelles

6.1. L’accès au système d’information via Internet de DYNAS LUX est réservé au client qui est seul gardien et responsable de tous les identifiants et mots de passe utilisés au titre de l’authentification du client, ces identifiants et mots de passe devant, selon la recommandation de DYNAS LUX, être changés par le client de manière régulière. DYNAS LUX recommande également au client de mettre en place une politique d’accès au système d’information de DYNAS LUX de façon à limiter le nombre d’accédant, de les former à la discrétion et à la confidentialité et plus généralement au respect des présentes conditions générales.
6.2. DYNAS LUX s’engage à conserver confidentiels les informations et documents concernant l’autre partie, de quelque nature qu’ils soient, auxquels ils auraient pu avoir accès au cours de l’exécution du présent contrat. Les deux parties prendront vis-à-vis de leur personnel toutes les mesures nécessaires pour assurer, sous leur responsabilité la confidentialité de toutes les informations et documents visés à l’alinéa ci-dessus.
6.3. DYNAS LUX s’engage à effectuer ses prestations avec toute la discrétion possible. Les renseignements sont scrupuleusement contrôlés. Ils sont fournis de bonne foi, en toute sincérité et DYNAS LUX refuse, à l’avance, de divulguer les sources et les moyens utilisés pour les obtenir.
6.4. Le Rapport est destiné au client seul. Il ne pourra être communiqué ainsi que les informations qu’il contient, en tout ou en partie, à des tiers ou aux intéressés éventuellement concernés par le rapport.
6.5. Conformément au RGPD et compte tenu de l’état de l’art et de l’économie du contrat, DYNAS LUX s'engage à prendre toutes précautions utiles au regard de toutes informations qui lui seraient remises par le client ou de toutes informations qu’il aurait lui-même collectées dans le cadre de la Mission Spécifique, dès lors que ces informations constituent au sens de la loi des données à caractère personnel, pour préserver la sécurité et la confidentialité desdites données et, notamment, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. Les mesures de sécurité prises par DYNAS LUX sont conformes aux règles de l’art en pareille circonstance, telles que notamment, la mise en place d’un firewall contre les intrusions frauduleuses, la mise en place de logiciels anti-virus sur les systèmes de DYNAS LUX, l’isolement des données dans un lieu sécurisé, etc. …
DYNAS LUX s'engage à ne pas utiliser, ou traiter, ces données personnelles collectées pour le compte du client autrement que pour le compte du client et selon les instructions du client en sa qualité de responsable du traitement.
6.6. De plus, le client, donneur d’ordre est seul responsable de traitement au sens du RGPD, au titre des données personnelles traitées par DYNAS LUX pour le compte du client dans le cadre de l’exécution du Contrat. Plus généralement, il est seul responsable de l’usage qu’il fait des données, qu’elles soient à caractère personnel ou non. En tant que responsable de traitement, le client doit notamment (i)  le RGPD et toute règlementation applicable à la protection des données personnelles, (ii) effectuer toutes formalités nécessaires lui incombant à ce titre (registres, analyse d’impact, démarches CNPD, etc.), (iii) respecter les principes de licéité, loyauté et transparence des traitements, la minimisation des données, et les droits des personnes physiques concernées.
Dans le cadre de l’exécution du présent Contrat, et en fournissant les prestations décrites au Contrat, DYNAS LUX est susceptible de traiter des données personnelles pour le compte du client au travers d’une commande et/ou sur instruction documentée de ce dernier. A ce titre, DYNAS LUX a la qualité de sous-traitant au sens du RGPD et ne fait aucun usage personnel desdites données. L’objet, la nature, la finalité du traitement, ainsi que le type de données et les catégories de personnes concernées, dépendent de la demande d’Enquête du client, des prestations  demandées par le client, de l’éventuelle évolution du Contrat, et des instructions données par le client. DYNAS LUX notifiera au client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.
De manière générale, le client autorise DYNAS LUX à faire appel à d'autres sous-traitants, pour les seuls besoins de la bonne exécution du présent Contrat, à condition qu'ils s'engagent à respecter les termes du présent Contrat, qu'ils soient établis au sein de l'Union Européenne ou, étant en dehors de l'Union Européenne, qu’ils soient établis dans un pays adéquat ou présentant des garanties appropriées au sens du RGPD, notamment les clauses contractuelles types.
Dans le cas où le client solliciterait DYNAS LUX pour des prestations de services en relation avec les traitements de données personnelles dont le client est responsable de traitement, ces prestations seront fournies, sous réserve de faisabilité et d’acceptation par DYNAS LUX, aux tarifs en vigueur de cette dernière. En particulier, DYNAS LUX met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer les mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par elle en tant que sous-traitant. Le cas échant, le client pourra faire procéder, à ses frais pendant la durée du Contrat, à un audit par an d'une durée maximale de deux jours calendaires, moyennant le respect d'un préavis minimum de cinq jours ouvrables. Le client indiquera l’objet spécifique de l’audit et les types d’informations auxquelles l’auditeur devra accéder, lesquelles devront seulement concerner les mesures de sécurité et de confidentialité mises en place par DYNAS LUX en tant que sous-traitant du client au sens du RGPD. Cet audit sera réalisé par un auditeur indépendant qui devra être validé par DYNAS LUX et qui signera un engagement de confidentialité. L’audit ne devra pas perturber le bon fonctionnement des infrastructures utilisées par DYNAS LUX ni son activité. Le sort des données personnelles traitées par DYNAS LUX pour le compte du client est précisé à l’article 5.6 des CGV.
6.7. Le client est informé que DYNAS LUX est responsable du traitement de données personnelles relatif à la gestion de la relation client, du traitement relatif à l’utilisation de données de contact du client à des fins de prospection directe par DYNAS LUX pour des produits et services identiques ou analogues à ceux objet du Contrat, et du traitement relatif à l’administration et la sécurité de l’Extranet et sur a plateforme de flux sécurisés. Ces traitements sont légitimes, ou à tout le moins nécessaires à la conclusion et/ou à l’exécution du Contrat. Les mentions d’informations détaillées sur ces traitements sont précisées charte relative à l’utilisation de l’Extranet qui est communiquée à chacun des utilisateurs de l’Extranet.  Le client est informé qu'il dispose d'un droit d'accès, de rectification, de modification, de portabilité ou d’effacement des données le concernant. Il peut définir des directives sur le sort de ses données après sa mort, demander la limitation du traitement, s’y opposer, ou le cas échéant retirer son consentement. Pour cela, il peut adresser un courriel au Délégué à la Protection des Données (DPO) de  DYNAS LUX : dpo@dynaslux.lu. Le client peut introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle https://www.cnpd.public.lu. Les données personnelles collectées par DYNAS LUX au titre de l’article 6.7 sont nécessaires à la gestion du client et des prospects, à la conclusion ou l’exécution du Contrat. Si le client ne les renseigne pas, ou s’il exerce un droit d’opposition, de limitation ou d’effacement, DYNAS LUX ne sera pas tenue pour responsable des conséquences qui en découleraient.


Article 7 - Attribution de compétence

Tout litige ou contestation relatif à l’exécution de prestations entrant dans le cadre des présentes Conditions Générales relèvera de la compétence exclusive des tribunaux de Luxembourg.